Recent Trends in Software Licensing and Disputes - Scott & Scott, LLP

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ο Common Mistakes in Software Disputes ο Negotiating Pre-Audit Agreements ο Investigating License Compliance ο Determining Amount in Controversy.
Recent Trends in Software  Licensing and Disputes

Presented by Robert J. Scott Managing Partner Scott & Scott, LLP

www.ScottandScottllp.com

Recent Trends in Software Licensing and Disputes

Agenda Transactional Issues ο Enterprise Agreements & Site Licenses ο Negotiating Favorable Licensing Terms ο Audit Provisions Post‐Dispute Issues ο Common Mistakes in Software Disputes ο Negotiating Pre‐Audit Agreements ο Investigating License Compliance ο Determining Amount in Controversy ο Settlement Agreements ο Litigation Considerations Copyright © 2012 – Scott & Scott, LLP

Recent Trends in Software Licensing and Disputes

Transactional Issues ο Consider negotiating software licenses at 

the time of purchase ο Software licenses can be complex,  expensive, and onerous ο Most leverage at the beginning of  relationship or renewal of the agreement ο Little or no leverage when user is already in  breach

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Recent Trends in Software Licensing and Disputes

Enterprise Agreements and Site Licenses ο Agreements Should Be Easy to Understand and  ο ο ο ο

Manage Consider Soft Costs of Compliance in Addition to  Hard Costs of Software Acquisition Periodic Reporting or True‐Up Requirements Resellers Often Sell the Wrong Licenses or  Recommend the Wrong Agreements Verify that the Company Has the Right Kind of  Agreements In Place (OEM, ASP, SPLA, etc.)

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Recent Trends in Software Licensing and Disputes

Negotiating Favorable Licensing Terms ο Evaluate how the software will be used ο Understand the license requirements, especially if  ο ο ο ο

virtual environments or clusters are present Try to identify and resolve ambiguities before  agreement is signed Ensure that the license expressly grants usage  rights required for architecture being used Confirm what rights are upon termination or  expiration of the license If you are an ISV or VAR, consider an escrow  agreement

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Audit Provisions ο Publisher’s Rights Under the License Agreement are 

Usually Onerous ο Typically Provisions Contain: ο Right to Enter and Inspect business to Confirm  Compliance ο Use of a Third‐Party Auditor ο Penalties, Including Back Maintenance and  Interest for 2 or 3 Years ο Publishers Will Occasionally Negotiate Audit  Provisions ο Easier to Negotiate Before License Purchase  Completed Rather than After Dispute Arises Copyright © 2012 – Scott & Scott, LLP

Recent Trends in Software Licensing and Disputes

Post‐Dispute Issues ο Bases for Liability ο Breach of Contract Liability ο Copyright Infringement Liability ο Successor Liability Resulting from Mergers or 

Acquisitions ο Individual Liability for Officers and Directors ο Circumvention of Access Control Technology ο Escalation of audit to publisher’s legal department ο Decision to conduct audit or initiate litigation

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Recent Trends in Software Licensing and Disputes

Common Mistakes Made in Software  Disputes ο Failure to Negotiate Audit Procedures ο Reliance on IT Staff to Deploy Discovery 

Tools ο Failure to Understand and Gather Proper  Proof of Purchase Documentation ο Failure to Produce Audit Results as of the  Effective Date ο Scrambling to Buy Software Products after  Being Notified of the Dispute

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Negotiating Pre‐Audit Agreements ο Establish Framework for Audit ο Scope ο Auditors ο Whether On‐Site Meeting Will Be Allowed ο Confidentiality and 408 Agreements ο Timeframe ο Consequences of Non‐Compliance – Buy or 

Uninstall

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Investigating License Compliance ‐ Deployments ο

ο ο ο ο ο ο

Automated Process Designed to Identify all Software Products Installed on Corporate Computers Discovery Tool Selection is Critical to Success Discovery of All Assets is Challenging Reporting is Unreliable Validation is Difficult Make Sure all Data is Protected by Attorney  Work‐Product Privilege Attorneys Experienced With Software  Licensing Should Analyze the Data

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Investigating License Compliance ‐ Entitlements ο ο ο ο ο ο

Process of Gathering and Documenting Proof of Ownership of Software Licenses License Agreements, Manuals, Media, Purchase   Orders, and Checks are Not Sufficient Proof Dated Proofs of Purchase are Required Valid Proof Must Show Product Name and   Version  The Entity Listed in the Invoice or Other Proof of  Purchase Must Match the Entity Being Audited Clients Should Leverage Vendors to Help Compile  Entitlement Data

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Recent Trends in Software Licensing and Disputes

Determining Amount in Controversy ο

Process of Analyzing Gross Installation   Information against Gross Invoices for each Specific Product ο License Types, Use Characterizations, and   Downgrade Rights must be Considered   ο Must Include Products not Included in Software  Discovery Reports Such as Client Access Licenses,  and Remote User Licenses Including Terminal   Server, VPN and Citrix Users   ο Calculate the Potential Fine Exposure for the Client  Prior to Producing the Audit Results  Copyright © 2012 – Scott & Scott, LLP

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Settlement Agreements ο Determine whether Signer is Required to Certify  ο

ο ο ο

Accuracy of Audit Materials Understand that the Release is Predicated on the  Accuracy of Certifications and in Many Instances  Future Performance Never Allow an Agency to Conduct Future  Inspections Non‐monetary Provisions Have “Costs” as Well Confidentiality is Sometimes Negotiable

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Contact Information Robert J. Scott, Esq. Managing Partner Scott & Scott, LLP. 1256 Main Street, Suite 200 Southlake, TX 76092 Phone: (214) 999‐2902 E‐Mail: [email protected]

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